1§ Nimi ja kotipaikka

Yhdistyksen nimi on Talkan sukuseura ry ja kotipaikka Lemin kunta. Näissä säännöissä yhdistyksestä käytetään nimitystä sukuseura tai seura.

2§ Tarkoitus ja toimintamuodot

Sukuseuran tarkoituksena on selvittää Talkan suvun vaiheita ja historiaa, vaalia suvun perinteitä ja edistää yhteenkuuluvaisuuden tunnetta suvun jäsenten keskuudessa, sekä tehdä sukuseura- ja sukututkimustyötä tunnetuksi ja muutenkin edistää kotiseututyötä.

Tarkoituksena toteuttamiseksi sukuseura mahdollisuuksiensa mukaan
- järjestää sukukokouksia, sukupäiviä, retkiä ja muihin niihin verrattavia tilaisuuksia
- tukee sukua koskevaa tutkimustoimintaa
- kerää ja arkistoi sukua koskevaa tietoutta sekä jakaa tutkimus- ja perinnetietoa
- harjoittaa seuran tarkoituksen toteuttamista edistävää julkaisu-, kustannus- ja tiedotustoimintaa
- nimeää yhdyshenkilöitä pitämään yhteyttä eri puolilla Suomea ja ulkomailla asuviin suvun jäseniin

Toimintansa tukemiseksi sukuseura voi ottaa vastaan testamentattua ja lahjoitettua omaisuutta, perustaa rahastoja sekä asianomaisella luvalla järjestää varainkeräystä ja arpajaisia. Seura voi myös omistaa toimintansa kannalta tarpeellisia kiinteistöjä.

Sukuseuran toimintakausi on viisi (5) vuotta ja se alkaa varsinaista kokousta seuraavan tammikuun alusta.

3§ Jäsenet

Sukuseuran varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä jokainen täysi-ikäinen henkilö, joka isän tai äidin puolelta kuuluu Talkan sukuun tai on avioliiton kautta siihen liittynyt.

Sukuseuran varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä myös muu sellainen henkilö, joka on kiinnostunut sukuseuratoiminnasta. Sukuseuran kannattajajäseneksi voi liittyä yhdistyksen säännöt hyväksyvä oikeustoimikelpoinen (rekisteröity) yhteisö tai säätiö.

Sukuseuran jäsenet hyväksyy hallitus. Jäsenyys alkaa, kun hallitus on hyväksynyt jäsenen ja hän on maksanut jäsenmaksunsa seuralle. Jäsenellä on oikeus erota sukuseurasta ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla eroamisestaan sukuseuran kokouksessa.

Varsinaisilta jäseniltä ja kannattajajäseniltä perittävän liittymismaksun ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää sukuseuran varsinainen sukukokous kummaltakin jäsenryhmältä erikseen. Sukuseuran hallitus voi myöntää vapautuksen jäsenmaksuista korkean iän, sairauden tai maksukyvyttömyyden huomattavan heikentymisen perusteella.

Sukuseuran kokous voi hallituksen esityksestä kutsua sukuseuran kunniajäseneksi henkilön, joka on erityisesti ansioitunut seuran toiminnassa tai muulla toiminnallaan edistänyt huomattavasti seuran tarkoituksen toteutumista. Kunniajäsen on vapaa jäsenmaksuista.

Jäsenen erottamisesta päättää sukuseuran hallitus. Jäsenellä on oikeus saattaa erottaminen sukuseuran kokouksen ratkaistavaksi ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle kuukauden kuluessa erottamisesta tiedon saatuaan. Sukuseuran jäsen, joka ei ole vapaa velvollisuudestaan suorittaa vuotuinen jäsenmaksu, katsotaan eronneen sukuseurasta, jos hän jättää jäsenmaksunsa maksamatta kahdelta viimeeksi päättyneeltä kalenterivuodelta.

Sukuseuran jäsenluetteloa pitää seuran hallitus.

4§ Hallitus

Sukuseuran asioita hoitaa seuran keskuudestaan valitsema hallitus, joka valitaan seuran varsinaisessa sukukokouksessa. Hallituksen toimikausi on varsinaisten sukukokousten välinen aika (5 vuotta).

Hallituksee kuuluu puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja viisi (5) muuta jäsentä.

Hallituksen puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan, jota kutsutaan myös seuran puheenjohtajaksi ja varapuheenjohtaja, jota kutsutaan myös seuran varapuheenjohtajaksi, valitsee sukuseuran varsinainen kokous. Hallitus valitsee keskuudestaan tai ulkopuolelta seuran sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt.

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai tämän estyneenä ollessa varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta, tai kun vähintään kaksi hallituksen jäsentä sitä vaatii.

Hallitus on päätösvaltainen, kun läsnä on puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ja vähintään kaksi (2) muuta hallituksen jäsentä. Hallituksen päätökseksi tulee mielipide, jota enemmistö kokouksessa kannattaa. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan mielipide, paitsi vaaleissa arpa. Hallitusta valittaessa tulee pyrkiä sukujen eri haarautumien mukanaoloon hallituksessa.

Hallituksen kokouksista on pidettävä päätöspöytäkirjaa, jonka hallituksen kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri allekirjoittavat.

5§ Sukuseuran nimen kirjoittaminen

Sukuseuran nimen kirjoittaa seuran puheenjohtaja yhdessä varapuheenjohtajan kanssa tai jompikumpi heistä yhdessä sihteerin tai rahastonhoitajan kanssa.

6§ Tilit

Sukuseuran tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätökset tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomukset on annettava tilintarkastajille tarkastettavaksi viimeistään kolme kuukautta ennen seuraavan varsinaisen sukukokouksen pitämispäivää. Tilintarkastajien lausunto tilien ja seuran hallinnon tarkastuksesta on annettava hallitukselle viimeistään kaksi kuukautta ennen edellä tarkoitettua kokouspäivää.

7§ Sukuseuran kokousten koollekutsuminen

Sukuseuran kutsuu koolle hallitus. Kokouskutsu on toimitettava joko postin tai sähköpostin välityksellä jokaiselle jäsenelle tai julkaistava seuran kotipaikkakunnalla ilmestyvässä sanomalehdessä ja/tai valtakunnaliseksi katsottavassa lehdessä. Postittamisella tai julkaisemisen on tapahduttava viimeistään kolmekymmentä (30) päivää ennen kokousta.

8§ Sukuseuran kokoukset

Sukuseuran kokoukset ovat joko varsinaisia tai ylimääräisiä kokouksia. Seuran varsinainen sukukokous pidetään joka viides vuosi hallituksen määräämänä päivänä huhti-syyskuun aikana.

Seuran ylimääriäinen sukukokous pidetään, kun seuran sukukokous niin päättää, tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta, taikka vähintään yksi kymmenesosa (1/10) seuran äänioikeutetuista jäsenistä sitä ilmoittamansa asiakäsittelyä varten kirjallisesti hallitukselta vaatii.

Seuran sukukokouksessa on jokaisella kunniajäsenellä, jäsenmaksusta hallituksen päätöksellä vapautetulla varsinaisella jäsenellä ja edellisen vuoden jäsenmaksunsa maksaneella varsinaisella jäsenellä äänioikeus. Jokaisella äänioikeutetulla on yksi ääni.

Seuran päätökseksi tulee, 10 §:ssä tarkoitettuja päätöksiä lukuun ottamatta, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet äänestyksessä annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan mielipide, paitsi vaaleissa arpa ratkaisee.

9§ Varsinainen sukukokous

Seuran varsinaisessa kokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. Kokouksen avaus.
2. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus.
3. Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri ja kaksi pöytäkirjantarkastajaa.
4. Valitaan kaksi ääntenlaskijaa.
5. Hyväksytään kokoukselle työjärjestys.
6. Esitellään seuran tilinpäätökset, vuosikertomukset ja tilintarkastajien lausunnot varsinaisten sukukokousten väliseltä ajalta.
7. Päätetään tilinpäätösten vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä.
8. Vahvistetaan toimintasuunnitelma seuraavalle varsinaisten sukukokousten väliselle viisivuotiskaudelle, määrätään vuotuiset jäsenmaksut seuraaville viidelle kalenterivuodelle, vahvistetaan talousarvio viiden seuraavan tilikauden muodostamalle ajanjaksolle.
9. Valitaan hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja viisi (5) muuta jäsentä.
10. Valitaan kaksi (2) tilintarkastajaa ja kaksi (2) varatilintarkastajaa.
11. Muut kokouskutsussa mainitut asiat.

Mikäli seuran jäsen haluaa saada jonkin asian seuran varsinaisen sukukokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä hallitukselle kirjallisesti niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

10§ Sääntöjen muuttaminen ja sukuseuran purkaminen

Päätös sääntöjen muuttamisesta ja seuran purkamisesta on, tullakseen voimaan, tehtävä seuran kokouksessa vähintään kolme neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai sukuseuran purkamista koskevan asian esillä olosta.

Sukuseuran purkautuessa käytetään seuran varat seuran tarkoituksen edistämiseen purkautumisesta päätettävän kokouksen määräämällä tavalla. Sukuseuran tullessa lakkautetuksi käytetään varat seuran tarkoituksen edistämiseen.

11§ Muu päätöksenteko

Muussa päätöksenteossa noudatetaan niitä yhdistyslain säädöksiä, jotka sitovat kaikkia yhdistyksiä.